Инновация и Творчество, Вдохновляя других

Для успешного проведения собрания определите основные правила.

Этотстатья быланаписанаТомасомКайзером, который30 лет
проработалвфирмеXeroxвобластиповышенияэффективностиорганизации деятельности компании.

Онявляетсяавторомдвухкниг: “Сила команды: какразвить способность коллектива к сотрудничеству с целью увеличения вовлеченности, продуктивности и повышения результатов деятельности» и «Золотой клад: как получить выгоду от совместной интеллектуальной силы команды для создания новых идей и достижения наилучших результатов».

Собраниямогутоказатьсяоченьпродуктивными, если проводить их согласно основным правилам.

Первое базовое правило: ответственность за проведение собрания лежит на человеке, который его организует; остальная ответственность распределяется между всеми участниками собрания с целью обеспечения положительных результатов.
• При подготовке к каждомусобранию создайте документ, в котором будут ясно обозначены: цель собрания (почему мы здесь); желаемые результаты собрания (чего мы достигнем к концу собрания); роли (главный ведущий — менеджер;помощники—все остальные участники; протоколист;хронометрист; секретарь); и повестка днясобрания с указанием времени, отведенного на каждую тему, и главных выступающих.
• Следуйте программе, но оставайтесь гибким. Используя её, изменяйте время, приоритетные задачии темы согласно обстоятельствам.
• Если вы замечаете что, согласно программе, время обсуждения темы подходит к концу, а желаемый результат так и не был достигнут, спросите: «На что лучше потратить время прямо сейчас?»
• Используйте перечень вопросов, планируемых к рассмотрению. В процессе обсуждения на отдельном флипчарте записывайте то, на что следует обратить внимание, но что не совсем относится к теме, обсуждаемой в настоящий момент.
• Побуждайте участников собрания к обсуждению, интересуйтесь их мнением в открытой манере, используя законченные вопросы.(Прим.: Почему вы думаете, что это не сработает?)
• Проверьте понимание сказанного, и затем ещё раз удостоверьтесь, что всё было понято правильно. (Прим.:Так вы говорите, что…не так ли?)
• Старайтесь подключатьк разговору также молчаливых и неактивных участников.
• Позитивно реагируйте и поддерживайте конструктивное участие остальных членов команды, чтобы сохранить открытую атмосферу сотрудничества и побудить участников собрания к обсуждению.
• На протяжении всего собрания делайте выводы и записывайте все решения и вопросы, требующие рассмотрения, чтобы все могли их видеть.
• Не прерывайте выступающего, однако в случае, если участник собраниясам мешает выступлению (подавляет, перебивает, переговаривается с другими, поворачивается, говорит не по делу, слишком много спорит либо делает саркастичные замечания), все участники должны принять меры, чтобы урегулировать ситуацию.
• Приветствуйте конструктивные разногласия, используя их как ключ к критическому мышлению, и, тем не менее, всегда будьте готовы прервать нападки личного характера.
• Будьте гибким в процессе командного обсуждения и поиска решений. Командное мышление генерирует большее количество хороших идей, чем если бы вы думали в одиночку либо навязывали своё мнение.
• Больше обращайте внимание на то, «что правильно», а не на то, «кто прав».
• В конце каждого собрания пересмотрите все принятые решения, все требующие рассмотрения вопросы, которые были определены в процессе обсуждения, и пунктыповестки дня собрания, которые были отложены длярассмотренияна следующем собрании.
• В конце каждого собрания проведите его оценку. Спросите: «Что у нас получилось сегодня? Чтомысможемсделатьлучшевследующийраз?»
Какие базовые правила для проведения собрания используете вы?

Пост от lookatme.ru

Запись опубликована в рубрике Другое. Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>